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Mandantensichtbarkeit

Hilfe: Ich kann einen Mandanten nicht sehen oder nicht zuweisen

Wenn ein Mandant in der Mandantenübersicht nicht sichtbar ist oder sich einem Mitarbeitenden nicht zuweisen lässt, liegt dies in der Regel an den Zugriffsregeln der Benutzerverwaltung.
Mandanten sind in KanzleiDrive nur für Mitarbeitende sichtbar, wenn diese Zugriff auf den Mandanten haben.
Dieser Zugriff wird durch folgende Faktoren gesteuert:

  • Gruppenzugehörigkeit
  • manuelle Zuständigkeiten
  • aus DATEV importierte Zuständigkeiten

Grundregel der Mandantensichtbarkeit

Ein Mitarbeitender sieht einen Mandanten nur, wenn dieser Mandant dem Mitarbeitenden durch die Kanzleiadministration zugeordnet ist. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

Manuell:
Die Zuständigkeit wird direkt beim Mandanten hinterlegt.
Automatisch über DATEV:
Zuständigkeiten werden aus DATEV importiert und automatisch synchronisiert.

Einfluss von Benutzergruppen

In der Benutzerverwaltung wird über Gruppen festgelegt, welche Mandanten zu bestimmten organisatorischen Bereichen gehören.

Beispiele:

  • sensible Mandanten
  • Partner-Mandate
  • Projektmandate
  • bestimmte Standorte oder Teams

Mandanten werden einer Gruppe zugeordnet und Mitarbeitende werden ebenfalls Gruppen zugewiesen. Ein Mitarbeitender kann grundsätzlich nur Mandanten sehen, die:

  • keiner Gruppe zugeordnet sind oder
  • zu einer Gruppe gehören, der der Mitarbeitende ebenfalls angehört.

Mandant kann bei der Zuweisung nicht gefunden werden

Wenn ein Mandant bei der Zuweisung zu einem Mitarbeitenden nicht angezeigt wird, kann dies daran liegen, dass der Mitarbeitende nicht Mitglied der Gruppe ist, der dieser Mandant zugeordnet wurde.

In diesem Fall haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Den Mitarbeitenden der entsprechenden Gruppe hinzufügen
  • Den Mandanten einer anderen Gruppe zuordnen

Wichtiger Hinweis zu Zuständigkeiten

Direkt hinterlegte Zuständigkeiten überschreiben die Gruppenlogik nicht, sondern bleiben bestehen. Das bedeutet:
Wenn bei einem Mandanten bereits eine direkte Zuständigkeit hinterlegt wurde und anschließend Gruppen eingerichtet werden, wird diese Zuständigkeit nicht automatisch entfernt.
Die bestehende Zuordnung bleibt weiterhin aktiv.
Dadurch wird sichergestellt, dass einmal festgelegte Verantwortlichkeiten nicht unbeabsichtigt verloren gehen.

Wenn ein Mandant in Ihrer Mandantenübersicht nicht angezeigt wird oder sich einem Mitarbeitenden nicht zuweisen lässt, prüfen Sie folgende Punkte:

1. Gruppenzugehörigkeit prüfen
Mandanten können Gruppen zugeordnet sein (z. B. sensible Mandate oder Projektmandate).
Ein Mitarbeitender sieht nur Mandanten aus Gruppen, denen er selbst ebenfalls zugeordnet ist.

2. Mitarbeiter der richtigen Gruppe zuweisen
Ist ein Mandant einer Gruppe zugeordnet, der Mitarbeitende aber nicht?
Dann muss der Mitarbeitende zunächst dieser Gruppe hinzugefügt werden.

3. Zuständigkeiten prüfen
Mandanten können zusätzlich direkte Zuständigkeiten haben (manuell oder aus DATEV importiert).
Diese bestimmen, welche Mitarbeitenden für den Mandanten verantwortlich sind.

4. Mandant keiner Gruppe zugeordnet
Mandanten ohne Gruppenzuordnung können grundsätzlich von allen Mitarbeitenden gesehen werden, sofern keine anderen Einschränkungen bestehen.

Wenn der Mandant weiterhin nicht sichtbar ist, überprüfen Sie die Gruppenzuordnung des Mandanten und die Gruppenzugehörigkeit des Mitarbeitenden in der Benutzerverwaltung.

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