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a) Themen aus DATEV importieren
Sie können Zuständigkeitsbereiche direkt aus DATEV importieren. Um Themen zu importieren, rufen Sie in der Benutzerverwaltung, den Menüpunkt Themen auf.
Klicken Sie anschließend auf Bereiche importieren und wählen die gewünschten Bereiche aus. Sie können diese jederzeit nachträglich anpassen.
Wählen Sie anschließend die gewünschten Zuständigkeitsbereiche aus der Liste aus und bestätigen Sie den Import. Importierte Zuständigkeitsbereiche werden mit einem DATEV-Symbol gekennzeichnet.
Änderungen in DATEV werden automatisch mit KanzleiDrive synchronisiert.
Die Synchronisation erfolgt:
- automatisch jede Nacht
- zusätzlich kann sie manuell über das Aktualisierungssymbol angestoßen werden
Wenn Zuständigkeitsbereiche aus DATEV importiert werden, werden die zuständigen Mitarbeitenden automatisch den entsprechenden Mandanten zugewiesen.
b) Synchronisation mit DATEV steuern
Bei importierten Zuständigkeitsbereichen kann die Synchronisation mit DATEV ein- oder ausgeschaltet werden.
Wenn die Synchronisierung aktiv ist, werden Änderungen aus DATEV automatisch übernommen.
Wird die Synchronisierung deaktiviert:
- verliert der Zuständigkeitsbereich das DATEV-Symbol
- der Bereich wird in KanzleiDrive manuell verwaltet
Wichtig: Ein späteres erneutes Verbinden mit DATEV ist nur möglich, wenn der Zuständigkeitsbereich umbenannt wird. Andernfalls erscheint beim Import die Meldung „Thema existiert bereits“. Nach der Umbenennung kann der Zuständigkeitsbereich erneut aus DATEV importiert werden.
c) Bezeichnungen von Zuständigkeitsbereichen anpassen
Die Bezeichnung eines Zuständigkeitsbereichs kann in KanzleiDrive angepasst werden. Dies kann sinnvoll sein, wenn die Bezeichnung für Mandanten verständlicher formuliert werden soll.
Klicken Sie dazu auf das Stift-Symbol und ändern Sie den Namen.
Die ursprüngliche Bezeichnung aus DATEV bleibt im Feld DATEV-Bezeichnung sichtbar.
Die Änderung in KanzleiDrive hat keine Auswirkungen auf DATEV.
d) Themen manuell anlegen
Alternativ können Zuständigkeitsbereiche auch manuell erstellt werden. Klicken Sie dazu auf Thema erstellen und:
- vergeben Sie einen Namen
- wählen Sie eine Farbe zur besseren Übersicht
- entscheiden Sie optional, ob der Zuständigkeitsbereich für Mandanten bei der Erstellung einer Anfrage sichtbar sein soll
- Speichern Sie anschließend den Zuständigkeitsbereich.
Über das Augen-Symbol können Zuständigkeitsbereiche jederzeit für Mandanten sichtbar oder unsichtbar geschaltet werden. Es geht hierbei jedoch nur um die Sichtbarkeit beim Erstellen einer Anfrage.
e) Themenauswahl bei Mandantenanfragen
Sie können festlegen, ob Mandanten bei der Erstellung einer Anfrage ein Thema auswählen müssen.
Aktiviert: Mandanten müssen ein Thema auswählen.
Deaktiviert: Die Themenauswahl ist freiwillig.
Nur Zuständigkeitsbereiche, die als sichtbar für Mandanten markiert sind, werden Mandanten angezeigt. Nachdem ein Mandant eine Anfrage erstellt und ein Thema ausgewählt hat, kann er dieses nicht mehr selbst ändern. Die Kanzlei kann das Thema jedoch jederzeit nachträglich anpassen.
Wenn das Thema geändert wird, erhalten alle Mitarbeitenden eine Benachrichtigung, die dem neu ausgewählten Zuständigkeitsbereich zugeordnet sind.
Wirkung der Themenauswahl
Die Themenauswahl steuert die Benachrichtigungen innerhalb der Kanzlei. Wenn ein Mandant eine Anfrage mit einem bestimmten Zuständigkeitsbereich erstellt, werden nur die Mitarbeitenden benachrichtigt, die für diesen Bereich zuständig sind.
Hinweis: Die Themenauswahl wirkt sich aktuell noch nicht auf die Dateiablage aus. Eine themenbasierte Strukturierung der Dokumentenablage ist für zukünftige Entwicklungen geplant.
Tipp zur Themenauswahl für Mandanten
Wenn die Themenauswahl für Mandanten verpflichtend ist, empfiehlt es sich zusätzlich einen allgemeinen Zuständigkeitsbereich anzulegen, zum Beispiel:
- Allgemeine Anfrage
- Sonstiges
- Unklar / Bitte zuordnen
So können Mandanten auch dann eine Anfrage stellen, wenn sie nicht genau wissen, welchem Zuständigkeitsbereich ihr Anliegen zugeordnet werden soll.
d) Zusammenhang mit Zuständigkeiten
Wenn Zuständigkeitsbereiche aus DATEV importiert oder manuell gepflegt wurden, werden Anfragen anhand des gewählten Themas automatisch den zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen. Das reduziert internen Abstimmungsaufwand und sorgt für klare fachliche Verantwortlichkeiten.
Hinweis: Zuständigkeiten überschreiben Gruppen. Wenn bei einem Mandanten eine Zuständigkeit hinterlegt wurde und anschließend Gruppen eingerichtet werden, bleibt die Zuständigkeit bestehen. Sie wird durch die Gruppenstruktur nicht gelöscht oder ersetzt.