Gruppen anlegen und verwalten

a) Wofür sind Gruppen sinnvoll?

Benutzergruppen dienen der organisatorischen Strukturierung Ihrer Kanzlei und der gezielten Steuerung des Mandantenzugriffs.
Typische Anwendungsfälle:

• Strukturierung nach Standorten
• Aufteilung nach Abteilungen
• Bildung von Projekt- oder Spezialteams
• Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Mandanten

Ein Benutzer kann mehreren Gruppen gleichzeitig angehören:
Beispiel Leitungsebene:
Sie können eine eigene Gruppe für die Kanzleileitung oder Partner erstellen. Dort können interne oder besonders sensible Mandanten hinterlegt werden, die von anderen Mitarbeitenden nicht eingesehen oder bearbeitet werden dürfen.

Beispiel Projektgruppen:
Gruppen können auch als Projektgruppen genutzt werden, z. B. für Sondermandate oder Digitalisierungsprojekte.

Wichtig: Gruppen regeln die strukturelle Möglichkeit der Mandantenzuweisung, nicht die fachliche Zuständigkeit.

b) Neue Gruppe erstellen

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und wechseln Sie in den Bereich „Gruppen“.
2. Klicken Sie auf „Gruppe erstellen“.

Schritt 1: Gruppe definieren

• Legen Sie den Namen der Gruppe fest (Pflichtfeld)
• Hinterlegen Sie optional eine Kurzbeschreibung
• Klicken Sie auf „Weiter zur Benutzerauswahl“

Schritt 2: Benutzer auswählen

• Wählen Sie einzelne Benutzer über das Plus-Symbol aus
• Oder fügen Sie mehrere Benutzer über „Alle hinzufügen“ hinzu
• Klicken Sie auf „Benutzer hinzufügen“

Schritt 3: Mandanten zuweisen

• Wählen Sie die entsprechenden Mandanten aus
• Über „Alle hinzufügen“, können Sie alle Mandanten gleichzeitig hinzufügen
• Klicken Sie auf „Mandanten hinzufügen und Gruppe erstellen“

c) Bestehende Gruppen verwalten

In der Gruppenübersicht sehen Sie:

• Gruppennamen
• zugeordnete Benutzer
• Anzahl der Mandanten

Sie können Gruppen bearbeiten:

• Direkt auf den Gruppennamen klicken
• Über die Plus-Symbole Benutzer oder Mandanten ergänzen
• Über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten oder löschen

Gruppen wirken als Zugriffsfilter auf Mandantenebene und ermöglichen die klare Trennung sensibler Mandate.

Hinweis: Sie können beliebig viele Gruppen erstellen. Wenn Sie neue Gruppen anlegen, stehen auch Mandanten und Mitarbeiter zur Auswahl, die bereits anderen Gruppen zugehören.