Welche Daten werden an DATEV übermittelt?

Nach der Stammdatenbestellung und der Abfrage weiterer Datenfelder vom Mandanten, haben Sie die Möglichkeit Ihren Neu-Mandanten automatisiert in DATEV anzulegen (Schritt 3 im Onboarding-Prozess).

Folgende Informationen und Dateien werden dabei zu DATEV synchronisiert:

1. Anlegen eines neuen Mandanten unter der von Ihnen vergebenen zentralen Mandantenummer
2. Übernahme der Mandanten-Stammdaten im Adressat des Mandanten (Mandantenübersicht -> Doppelklick auf Mandant)
3. Anlage der natürlichen Personen

Auf der folgenden Seite erfolgt die Anlage der natürlichen Personen als Adressaten:

Hinweis: Aktuell werden Funktionäre und wirtschaftlich Berechtigte zwar an DATEV übermittelt, jedoch erfordert die Zuordnung noch manuelle Schritte, welche im folgenden erklärt werden.

Schritt 1: Im unteren Bereich „Beziehungen“ auf der gleichen Seite erfolgt die Zuweisung der Gesellschafter und Geschäftsführer für die angelegten natürlichen Personen.

Schritt 2: Im oberen Abschnitt, wo momentan „unbekannt“ steht, können Sie nach dem angelegten Gesellschafter suchen, der zuvor als Adressat hinzugefügt wurde.

Schritt 3: Anschließend navigieren Sie zu den Einstellungen bezüglich des Geldwäsche-Gesetzes.

Schritt 4: Legen Sie einen neuen wirtschaftlich Berechtigten im System an.

Schritt 5: Dort führen Sie die gleiche Zuweisung durch, indem Sie die relevanten Informationen für den neuen wirtschaftlich Berechtigten auswählen.

Hinweis: Zurzeit werden die Registerdokumente und die Akte vorläufig im KanzleiDrive-Ordner „Onboarding“ gespeichert und müssen manuell in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) übertragen werden. In Zukunft wird es jedoch möglich sein, einen festen Ablageort in den KYC-Einstellungen zu definieren, was den Prozess weiter vereinfacht.