Einstellungsbereich Projekte & Aufgaben
Im Einstellungsbereich unter „Projekte & Aufgaben“ haben Sie die Möglichkeit, Projektvorlagen anzulegen und Statuseinstellungen vorzunehmen.
Projektvorlagen
Projektvorlagen können Sie individuell Mandanten zuordnen, sodass wiederkehrende Projekte mit allen relevanten Einzelaufgaben schnell und einfach erstellt werden.
Sie können neben Projekten und den dazugehörigen Aufgaben auch Unterprojekte erstellen. Wiederkehrende Projekte wie „Jahresabschluss“ oder „Einkommenssteuer“ lassen sich mit allen relevanten Einzelaufgaben anlegen. Ein Projekt wird einmalig erstellt und kann jederzeit einem Mandanten zugewiesen werden, wobei automatisch alle Aufgaben aufgeführt werden, die sowohl von Ihnen als auch vom Mandanten erledigt werden müssen.
Zudem können Sie in den einzelnen Aufgaben eine detaillierte Beschreibung, den Status (z.B. „zu erledigen“, „in Bearbeitung“), Fristen (sowohl intern als auch extern), eine Frequenz für wiederkehrende Aufgaben und die Sichtbarkeit der Aufgabe für den Mandanten hinterlegen.
Statuseinstellungen
Der Status definiert den Workflow, den eine Aufgabe oder Anfrage durchläuft. Während Anfragen von Mandanten erstellt werden, stammen Aufgaben aus der Kanzlei. In der Übersicht können Sie Ihre Status flexibel erweitern und aktualisieren, um Ihren individuellen Arbeitsabläufen gerecht zu werden. Ein Standardstatus definiert dabei den Ausgangszustand, den jede Anfrage oder Aufgabe automatisch erhält und kann individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Hinweis: Für jeden Typ, also sowohl für Anfragen als auch für Aufgaben, muss ein Standardstatus definiert sein. Ohne einen festgelegten Standardstatus können neue Anfragen oder Aufgaben nicht korrekt verarbeitet werden.
Wichtig: Ihre Mandanten sehen bei allen Anfragen und Aufgaben nur die Kategorien „Zu Erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“. Weitere, von Ihnen definierte Workflow-Status sind für Ihre Mandanten nicht sichtbar.