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Automatisierung OPOS-Listen & Rückfragen aus Klärungskonten

Mit der neuen OPOS-Automatisierung und Synchronisierung können Sie als KanzleiDrive-Kunde, sofern Sie DATEV als führendes System nutzen, Rückfragen aus Klärungskonten und offene Buchungen effizient und automatisch als Aufgaben für Ihre Mandanten erstellen. Diese Funktionen erleichtern die Verwaltung und Bearbeitung von Buchungsdifferenzen und sorgen dafür, dass Ihre Daten stets aktuell sind.

Bevor Sie starten, beachten Sie bitte: Für die Nutzung dieser neuen Funktion ist die Lizenz „DATEVconnect Kontobuchungen“ erforderlich. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Wie Sie die OPOS-/Klärungskonten-Automatisierung nutzen:

Erstellen Sie im Arbeitsbereich des Mandanten ein neues Projekt.

So aktivieren Sie die Synchronisierung:

  • Legen Sie im Arbeitsbereich des Mandanten ein neues Projekt an und wählen Sie das Geschäftsjahr aus.
  • Aktivieren Sie die Funktion zur OPOS-Synchronisierung und / oder wählen Sie ein Klärungskonto für Rückfragen aus (Bsp: 15900000 / Durchlaufende Posten) und definieren Sie, ob Aufgaben sofort oder später für den Mandanten sichtbar sein sollen.
    Wichtig: Bitte beachten Sie, dass wenn Sie das Projekt initial auf „Sichtbar für den Mandanten“ stellen, der Mandant das Projekt inklusive aller Aufgaben sofort angezeigt bekommt. Sie können das Projekt zunächst anlegen, noch Änderungen an den einzelnen Aufgaben vornehmen und es anschließend sichtbar für den Mandanten stellen.
  • Die Synchronisierung erfolgt alle 15 Minuten und hält Ihre Aufgaben aktuell. Bei Bedarf können Sie die Synchronisierung auch manuell anstoßen.

OPOS-Liste:

  • Offene Buchungen ohne Beleg oder Zahlung werden als Aufgaben für Mandanten angelegt.
  • Die Aufgaben werden nach Lieferanten (Kreditoren) / Kunden (Debitoren), Geschäftsjahren und Monaten sortiert.
  • Die Auszifferung einer Buchung in DATEV archiviert die dazugehörige Aufgabe in KanzleiDrive und markiert sie als Erledigt

Rückfragen aus Klärungskonten:

  • Automatisierte Erstellung von Aufgaben für Mandanten, basierend auf offenen Buchungen des jeweiligen Geschäftsjahres und ausgewählten Klärungskontos.
  • Alle offenen Buchungen werden abgerufen und als Projekt „Rückfragen“ mit Aufgaben erstellt.
  • Eine Umbuchung auf ein anderes Konto, oder eine Generalumkehr in DATEV archiviert die dazugehörige Aufgabe in KanzleiDrive und markiert sie als Erledigt

Hinweis: Sie können die OPOS-Liste und die Rückfragen aus Klärungskonten in einem Projekt synchronisieren. So behalten Sie zu jeder Zeit den Überblick.

Für eine noch effizientere Arbeit können Sie die Synchronisierung regelmäßig überprüfen und anpassen. Falls Sie Hilfe bei der Einrichtung benötigen oder Fragen zur OPOS-Automatisierung haben, kontaktieren Sie gerne unseren Support.

Wichtig: Sie möchten, dass die Belege Ihrer Mandanten direkt in DATEV Unternehmen Online übertragen werden? Aktivieren Sie den DUO Auto-Sync im entsprechenden Ordner und verknüpfen Sie ihn mit dem OPOS-Projekt.

 

Beispiele OPOS-/Klärungskonten-Automatisierung: